Microsoft Access具有其他Microsoft Office产品的外观和感觉，就其布局和导航方面而言，但MS Access是一个数据库，更具体地说，一个关系数据库。
在MS Access 2007之前，文件扩展名为* .mdb，但在MS Access 2007中，扩展名已更改为* .accdb扩展名。
早期版本的Access无法读取accdb扩展，但MS Access 2007及更高版本可以读取和更改早期版本的Access。
Access桌面数据库（.accdb或.mdb）是一个功能完备的RDBMS。
它提供了管理大量数据所需的所有数据定义，数据操作和数据控制功能。
您可以将Access桌面数据库（.accdb或.mdb）用作单个工作站上的独立RDBMS或跨网络的共享客户端/服务器模式。
桌面数据库还可以用作公司内部网页的网页上显示的数据的数据源。
当使用Access桌面数据库构建应用程序时，Access是RDBMS。
现在让我们来了解数据定义是什么 -
在文档或电子表格中，您通常可以完全自由地定义文档或电子表格中每个单元格的内容。
在文档中，您可以包括文本段落，表格，图表或使用多种字体显示的多列数据。
在电子表格中，您可以在顶部具有文本数据，以定义用于打印或显示的列标题，并且根据行的功能，您可能在同一列中具有各种数字格式。
RDBMS允许您定义所拥有的数据类型和数据应如何存储。
您还可以通常定义RDBMS可以使用的规则，以确保数据的完整性。
例如，验证规则可以确保用户不会在应该包含数字的字段中意外存储字母字符。
在RDBMS中使用数据与在字处理或电子表格程序中处理数据非常不同。
在文字处理文档中，您可以包括表格数据，并对文档中的数据执行有限的一组函数。
您还可以在原始文档中搜索文本字符串，并使用ActiveX控件，包括来自其他应用程序的表，图表或图片。
在电子表格中，一些单元格包含确定所需结果的函数，在其他单元格中，输入为函数提供源信息的数据。
RDBMS为您提供了许多方法来处理数据。例如：
您可以搜索单个表以获取信息，或请求跨多个相关表进行复杂搜索。
您可以使用单个命令更新单个字段或许多记录。
您可以编写使用RDBMS命令的程序，以获取要显示的数据，并允许用户更新数据。
Access使用强大的SQL数据库语言来处理表中的数据。使用SQL，您可以定义解决特定问题所需的一组信息，包括来自许多表的数据。
电子表格和文字处理文档非常适合解决单个用户问题，但是当多个人需要共享数据时，它们很难使用。
当您需要与他人共享您的信息时，RDBMS使您能够灵活地允许多个用户读取或更新您的数据。
设计为允许数据共享的RDBMS还提供了特征以确保没有两个人可以同时改变相同的数据。
最好的系统还允许您对更改进行分组（也称为事务），以便所有更改或所有更改都不会显示在数据中。
您可能还想确保没有其他人可以查看订单的任何部分，直到您输入所有部分。
因为您可以与其他用户共享您的Access数据，您可能需要设置一些限制，允许各种用户查看或更新。